PEMGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA BERTAHAP & PELAKSANAAN MENAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI YANG BERUJUNG KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN

PEMGEMBANGAN  SISTEM INFORMASI SECARA BERTAHAP

&

PELAKSANAAN MENAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI YANG BERUJUNG KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN

KELOMPOK 4

§  Shifa Nabila (16102130)

§   Herlanda Putra Utama (16102013)

§   Muhammad Naufal Hilmi (16102095)

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan cara penyampaian informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah Teknologi Informasi) sudah ada sejak zaman dahulu. Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna di dinding-dinding gua, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal dengan nama internet. Sistem Informasi dari setiap zaman akan selalu mengalami perubahan dan pengembangan sistem informasi.

Dari tahun ke tahun sistem informasi semakin maju, semakin modern dan semakin luas cakupan informasinya. Pengembangan sistem informasi dimulai dari tingkat kebutuhan masyarakat. Dengan tingginya kebutuhan masyarakat akan informasi maka akan semakin cepat pula sistem informasi mengalami pengembangan. Informasi yang disampaikan pun berkembang. Dari sekedar menggambarkan keadaan sampai taktik bertempur.

                                                                     PEMBAHASAN

Pengembangan Sistem Informasi (PSI)

Pengertian Pengembangan Sistem Informasi atau Information System Development (PSI) adalah  Suatu kesatuan aktivitas penyusunan suatu sistem informasi baru untuk menggantikan sistem informasi yang sedang berjalan

Faktor Pemicu Pengembangan Sistem Informasi :

•      Adanya masalah pada sistem informasi yang sedang berjalan.

•      Adanya tuntutan/instruksi/permintaan logis  dari para stakeholders (pihak manajemen, karyawan, pemegang saham, pelanggan, pemerintah, atau lainnya) untuk segera memiliki SI baru yang jauh lebih efektif dan efisien.

•      Adanya kebutuhan untuk menciptakan berbagai inovasi.

•      Adanya kepentingan meraih berbagai peluang bisnis.

•      Adanya kepentingan untuk secara bekesinambungan terus menjaga keunggulan daya saing dalam mengantisipasi tingkat persaingan yang semakin ketat.

Mengapa Sistem Informasi perlu dilakukan pengembangan?

—  Produktifitas. Saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih baik dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengembangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50% s.d 70% sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak, dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.

—  Reliabilitas. Waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan diberbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya tidak mungkin untuk diubah. Sebagai contoh kasus; untuk setiap program yang dihasilkan dari IBM’s superprogramer project punya tiga sampai lima kesalahan untuk setiap kesalahan untuk setiap sepuluh statement pemrograman.

—  Maintabilitas. Perawatan mencakup; (a) modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan
kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem), (b) modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai
80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi, peningkatan dan pelacakan kesalahan

Tahap Pengembangan Sistem Informasi

Apa itu SDLC ( System Development Lyfe Cycle)?

Tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. Oleh karena itu SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak

SDLC (System Development Lyfe Cycle)

TAHAPAN SDLC (System Development Lyfe Cycle) :

—  Perencanaan , yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek system

—  Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan

—  Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi

—  Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan

—  Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat

—  Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat

Team Pengembangan Sistem Informasi

—  Steering Committee: kelompok manajemen puncak yang memberi keputusan persetujuan proyek dan segala dukungan sumber-sumber daya yang diperlukan.

—  Project Leader: pimpinan proyek PSI bisa dipimpin oleh Manager TI dari perusahaan penguna, atau  diambil dari pihak vendor yang memiliki kemampuan dan pengalaman tinggi dalam hal manajemen proyek PSI yang sukses.

—  Para pengguna (users) Manager masing-masing divisi dan beberapa karyawan dari berbagai divisi fungsional.

—  System analysts  para profesional sistem informasi yang menspesialisasikan di bidang analisis dan perancangan berbagai sistem

—  Programmers  para profesional sistem informasi yang memiliki kemampuan memodifikasi program-program komputer yang sedang berjalan maupun membuat  software baru berdasarkan hasil rancangan dari System Analyst yang memenuhi kebutuhan para penggunanya.

—  Technical specialists /para ahli di bidang teknologi tertentu seperti bidang database, telekomunikasi, dsb.

—  System stakeholders/ semua orang/semua pihak yang terkait ataupun berkepentingan dengan proyek maupun hasil dari proyek pengembangan sistem informasi: para spesialis sistem informasi, karyawan, manajemen, pemasok, pelanggan, mitra bisnis, dsb

Faktor-faktor  Yang Mempengaruhi Keberhasilan  Penerapan Sistem Informasi 

O’Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari unit manajemen atau pimpinan perusahaan, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi  antara lain karena kurangnya dukungan pimpinan manajemen dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi terhadap teknologi.  Hal ini dapat diuraikan sebagai berikut :

1.       Dukungan dari pihak Pimpinan atau manajemen

            Dukungan dari semua pihak atau level manajemen terhadap suatu proyek system informasi membuat proyek tersebut akan mendapat pemahaman yang sama dan persepsi yang positif dari semua pengguna termasuk tenaga teknis atau staf teknis informasi. Dukungan ini dapat  ditunjukkan melalui apresiasi terhadap waktu dan tenaga yang telah diinvestasikan dalam pembuatan proyek system informasi, selain bahwa  proyek akan membutuhkan atau memerlukan dana, serta harus siap bila dibutuhkan adanya perubahan dalam organisasi perusahaan sebagai  akibat dari system yang sedang dikembangkan.

2.      Keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)

Persepsi yang sama dari semua pengguna terhadap sistem informasi akan sangat menentukan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi yang dikembangkan. Dukungan yang positif  dalam bentuk  kompetensi dari semua pemakai (user), serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi atau staf teknologi informasi merupakan faktor sikap yang menentukan keberhasilan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem  informasi.

3.      Tahapan pengembangan Sistem Imformasi

Sebagaimana layaknya suatu konstruksi, maka pengembangan sistem informasi haruslah jelas semua tahapannya,  mulai dari tahapan perancangan, pelaksanaan (implementasi), sampai dengan pengoperasian dan perawatannya.  Setelah dapat dipastikan bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan apa yang telah dirancangkan, barulah dapat dilihat sejauh mana pengoperasiannya sehingga dapat ditentukan apakah memang sistem tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Selanjutnya, agar hasil dari sistem tersebut dapat dipercaya oleh publik, maka diperlukan pemeriksaan dari pihak ketiga, baik institusi yang berwenang maupun profesional penunjang yang berkaitan dengan hal itu yang saat ini disebut dengan Information System Auditor yang dilengkapi dengan model-model standar pemeriksaan

4.      Kompetensi Terhadap Teknologi Informasi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional.  Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change).

5.      Disiplin Sumberdaya Manusia (User)

 Sistem informasi berbasis teknologi informasi mempercayakan  pada program komputer, input data, prosessing, output, dokumentasi, dan fasilitas yang terus meningkat ukuran dan nilainya juga akan bertambah. User harus memelihara disiplin dan standar kinerja, keamanan dan perilaku yang jelas,  memastikan integritas dan perlindungan berbagai system yang dibangun.  Karena itu diperlukan panduan dalam melaksanakan kegiatan kerja.

6.      Monitoring dan Evaluasi Penerapan Sistem Informasi

Penerapan sebuah sietem imformasi tidak ada yang langsung sempurna penerapannya. Penerapan system informasi ini dilaksanakan secara bertahap, dan dalam setiap tahap diperlukan monitoring dan evaluasi sehingga para pengguna akan semakin terbiasa. Monitoring dapat dilakukan terhadap para user, system informasi serta teknologi informasi yang dipakai.  Khusus dengan teknologi informasi yang terus berkembang, maka perusahaan harus menyesuaikan agar system yang dikembangkan tetap up to date dengan teknologi informasi yang ada sehingga tujuan perusahaan dalam membangun system informasi dapat tercapai dengan baik. 

7.      Pemeliharaan dan Peremajaan Perangkat Sistem Informasi

Investasi perusahaan untuk membangun sistem Teknologi Informasi (TI) sangat besar namun dalam penerapannya bisa saja  low utilization atau idle.  Proyeksi kelayakan pemanfaatan TI tidak dapat lebih dari lima tahun, karena siklus hidup peralatan TI cenderung makin pendek karena pesatnya perkembangan teknologi informasi. Adanaya maintenance yang baik terhadap perangkat system imformasi software dan hardware dapat menjamin berfungsinya TI dengan baik dan bisa memperpanjang jangka waktu pemakaian sebelum diremajakan.  Apabila telah lewat jangka waktu pemakaian sebuah hardware, sebaiknya diambil tindakan peremajaan agar system dapat berjalan dengan baik. 

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kegagalan Penerapan Sistem Informasi

a. Kurangnya dukungan dari pimpinan atau manajemen

Seperti penjelasan sebelumnya bahwa penerapan Sistem Informasi yang memerlukan biaya, tenaga dan menyangkut strategi perusahaan harus dipeutuskan oleh pimpinan atau manajemen.   Apabila  penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan tidak optimalnya atau bahkan mengakibatkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi.  

b.   Kurangnya Keterlibatan dari end user 

Komunikasi dan keterlibatan semua pengguna akan menentukan keberhasilan sistem informasi pada perusahaan. Tetapi adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi dapat menjadi salah satu faktor penyebab kegagalan penerapan sistem informasi.

c.    Kurangnya Perencanaan

Tahap perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam menentukan  berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya  keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Bila tidak didukung dengan  perancanaan yang memadai penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-sia.

d.    Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia  sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Jadi inkopetensi secara teknologi akan mengakibatkan kegagalan dalam penerapan system informasi.

  

KESIMPULAN

Perkembangan teknologi informasi sangat dipengaruhi oleh kemampuan sumber daya manusia (SDM) dalam memahami komponen teknologi informasi, seperti perangkat keras dan perangkat lunak komputer. Sistem jaringan baik berupa LAN ataupun WAN dan sistem telekomunikasi yang akan digunakan untuk mentransfer data. Kebutuhan akan tenaga yang berbasis teknologi informasi masih terus meningkat. Hal ini bisa terlihat dengan banyaknya jenis pekerjaan yang memerlukan kemampuan di bidang teknologi informasi di berbagai bidang serta jumlah SDM berkemampuan di bidang teknologi informasi masih sedikit, jika dibandingkan dengan jumlah penduduk Indonesia. Keberadaan bisnis yang tersebar di banyak tempat dengan berbagai ragam perangkat keras dan lunak mulai menyadari tentang betapa pentingnya untuk mempercayakan dukungan bagi keberhasilan pengolahan data komputernya kepada satu sumber yang dapat dipercaya.

 sumber : IAI